5 conseils pour obtenir le meilleur service de télésecrétariat médical

Les services de télésecrétariat médical offrent un soutien à distance aux médecins et autres professionnels de la santé qui souhaitent assurer le bon fonctionnement de leur cabinet. 

Les télésecrétaires peuvent aider à la gestion du bureau, à la prise de rendez-vous, à la saisie des données patients, à la transcription et plus encore. 

Pour obtenir le meilleur service de télésecrétariat, vous devez travailler avec un partenaire qui comprend vos besoins et qui a de l’expérience dans la fourniture de services de soutien à distance aux professionnels de la santé. Suivez ces cinq conseils…

1- Définir des attentes claires dès le départ pour votre télésecrétariat médical

La première chose que vous devez faire avec votre partenaire de télésecrétariat est de fixer des attentes claires dès le départ. Discutez à l’avance de tout, de la nature du soutien que vous souhaitez au type de soutien que vous recevrez.

Une bonne façon de procéder est d’organiser une réunion ou un appel avec votre fournisseur pour passer en revue les besoins de votre cabinet, notamment la façon dont vous souhaitez être soutenu, votre emploi du temps, le nombre d’heures par semaine que vous souhaitez être disponible, etc.

Cela vous permettra de mieux évaluer les services du fournisseur et de comprendre ses capacités, de sorte que les attentes soient claires et que les attentes soient fixées. Une fois que vous aurez mieux compris les aptitudes du fournisseur, vous pourrez évaluer si ce fournisseur vous convient ou non.

2- Posez-vous ces trois questions avant de choisir un prestataire de télésecrétariat médical

Ensuite, posez-vous ces trois questions. Vous devez être en mesure d’y répondre vous-même afin de trouver la meilleure solution de télésecrétariat pour vos besoins. 

De quoi mon cabinet a-t-il besoin en ce moment ?

Quel est le niveau de soutien le plus élevé dont j’ai besoin en ce moment ?

Quelle est ma solution idéale de télésecrétariat ?

3- N'hésitez pas à demander une démonstration ou un essai.

Si vous envisagez un fournisseur spécifique, n’hésitez pas à lui demander une démonstration ou un essai. Une démonstration peut vous aider à comprendre le niveau d’assistance que vous recevrez et la manière dont le fournisseur répondra à vos demandes et à vos horaires, afin que vous puissiez prendre une décision en connaissance de cause.

Un essai peut vous aider à vérifier si le fournisseur que vous avez choisi possède les compétences et les connaissances dont vous avez besoin. 

Un essai peut être utile dans différentes situations. Si vous envisagez de faire appel à une entreprise de télésecrétariat en particulier, mais que vous n’êtes pas sûr qu’elle possède les compétences dont vous avez besoin, un essai peut vous aider à tester ses performances. Un essai peut également vous aider à déterminer si un certain télésecrétaire répond bien à vos besoins. Par exemple, un essai peut vous aider à déterminer si vous avez besoin d’une personne capable de prendre et gérer votre secrétariat , ou seulement de planifier des rendez-vous ou d’autres tâches.

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4- Communiquez régulièrement avec votre fournisseur

Lorsque vous choisissez d’externalisée votre secrétariat, il est bon de communiquer régulièrement avec votre fournisseur.

C’est un excellent moyen de s’assurer que vous comprenez bien les compétences de vos télésecrétaires et qu’elles vous conviennent toujours. C’est également un excellent moyen de communiquer avec votre fournisseur si vous souhaitez lui faire part de votre expérience.

La communication peut également être utile si vous avez des questions ou si vous souhaitez faire part à votre fournisseur de vos commentaires sur ses services. Si vous avez besoin de parler à votre fournisseur au sujet d’une certaine tâche, assurez-vous de le lui faire savoir.

5- Soyez clair sur la manière dont vous souhaitez être soutenu.

Les télésecrétaires peuvent vous aider à gérer votre emploi du temps et à prendre des rendez-vous. Elles peuvent également vous aider à saisir et à transcrire des données médicales.

Lorsque vous choisissez une plateforme de télésecrétariat, il est important que vous soyez clair sur la façon dont vous souhaitez être soutenu.

 Vous devez également vous assurer que vos télésecrétaires ont de l’expérience dans les tâches que vous voulez accomplir. Assurez-vous que votre prestataire est certifié ou a de l’expérience dans le domaine de soutien qui vous intéresse.

Une télésecrétaire certifiée médicale ou en planification peut vous aider à assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de votre cabinet.

Si la gestion de vos données médicales vous intéresse, assurez-vous que votre télésecrétaire a également de l’expérience dans ce domaine.

 

En résumé

Les télésecrétaires peuvent vous faciliter la vie, surtout si vous avez un emploi du temps chargé et que vous avez besoin d’une personne pour vous aider à accueillir vos appels patients ou à prendre les rendez-vous. Pour choisir la meilleure télésecrétaire en fonction de vos besoins, vous devez tenir compte des facteurs suivants : De quoi votre cabinet a-t-il besoin en ce moment ? Quel est le niveau de soutien le plus élevé dont vous avez besoin ? Quelle est votre solution idéale de télésecrétariat ? Ces conseils vous aideront à choisir le meilleur télésecrétaire pour vos besoins.

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Permanence téléphonique horaire GPS Santé

La permanence téléphonique horaire GPS Santé, une approche inédite qui vient bouleverser le système de l’externalisation de l’accueil téléphonique.
Un nombre croissant de professionnel de santé se tourne vers cette nouvelle solution grâce à l’entière liberté qu’elle offre.

Table des matières

La permanence téléphonique externalisée a connu une croissance douce depuis quelques décennies. Ce service est surtout connu  des établissements de santé avec plusieurs praticiens.

Cependant, Depuis la pandémie de covid-19, on observe un boom exponentiel des services de télésecrétariat médical.  Désormais, tous les professionnels de santé s’y intéressent : médecin et praticien toute spécialité confondue.

Gain considérable en efficacité, des services professionnels de qualité et des dépenses moindre. Recourir aux services de secrétariat externalisé fait à coût sûr l’unanimité dans le monde médical. Reste cependant à faire le bon choix… 

Définition et enjeux de la permanence téléphonique dans le domaine de la santé.

La permanence téléphonique est une entité bien spécifique dans une organisation (entreprise, cabinet médical, centre de santé, etc). Elle a pour rôle d’assurer l’accueil téléphonique de l’entreprise

La secrétaire se charge par exemple de la gestion de tous les appels entrant.  Elle les traite suivant la nature de chaque demande (demande d’information, prise de rendez-vous, prise de message, transfert d’appel  etc ).

Dans le milieu médical, on distingue deux types de permanence téléphonique :

Permanence téléphonique standard

Elle est opérationnelle aux horaires d’ouverture du cabinet. C’est l’option choisie majoritairement par les cabinets médicaux et paramédicaux.

Permanence téléphonique en continue 24h/24 - 7j /7

Cas par exemple des services d’urgences des hôpitaux, des centres de santé ou encore les pharmacies.

Objectif de mise en place d'une permanence téléphonique de qualité en milieu médical.

La finalité première est de ne pas laisser un appel sonner dans le vide. Chaque appel compte car une vie peut en dépendre au bout du fil.

De manière plus générale, un accueil téléphonique permet de véhiculer l’image d’un cabinet. C’est par sa qualité qu’un patient peut c choisir de faire ou non confiance au médecin ou au praticien contacté. On prend plus facilement rendez-vous avec un médecin qui nous inspire confiance.

Par ailleurs la disponibilité au téléphone est un critère très apprécié des patients quand il s’agit de se soigner. 

Pouvoir parler à son médecin ou à son secrétaire est déjà un facteur d’apaisement. Face à la panique suite à un accident ou toute autre circonstance, un patient a besoin de se rassurer auprès de son médecin. Il est donc important de maintenir ce lien.

Enfin,  il y a bien sûr l’enjeu financier. 

Pouvoir traiter tous les appels entrants permet aussi d’accroitre son portefeuille patientèle. En effet les premiers contacts d’un patient avec un cabinet médical ou tout autre établissement de santé se font majoritairement par un appel téléphonique. Il peut s’agir d’une demande d’information, de disponibilité  ou pour connaitre les tarifs et honoraires. Un appel laissé sans réponse est un patient potentiel de perdu.

Comment mettre en place sa permanence téléphonique

Pour les nombreuses raisons précédemment citées, il est évidemment primordial de pouvoir répondre à toutes les personnes qui appellent, mais comment ?

Traditionnellement, une secrétaire médicale s’occupe de l’accueil téléphonique des patients. Si cette solution est la plus simple, elle n’est cependant pas la plus adaptée à tous.

¨En effet, affecté un employé à ce poste représente un coût. Des dépenses importantes qui viennent alourdir les charges de fonctionnement du cabinet :

Comment avoir une permanence téléphonique sans augmenter ses charges ?

Beaucoup de nouveaux praticiens sont tentés de prendre en charge eux même l’accueil téléphonique de leur cabinet. Certes plus économique, cette option n’est toutefois pas viable sur la durée :

– C’est une activité à la fois exigeante et chronophage

– Répondre aux appels risque de venir parasiter le temps médical.

– Réduit le nombre et la qualité des rendez-vous honoré interrompu par les appels incessants.

L’externalisation de la permanence téléphonique, le choix gagnant, adapté à toutes les spécialités médicales et paramédicales.

Les raisons de passer à l'externalisation de la permanence téléphonique de son cabinet

1- Sous-traiter son secrétariat médical c’est avant tout un gain d’argent

A la différence d’une position au cabinet, les services de secrétaires externalisées permettent de réduire de manière conséquente ses charges.

En effet, les call centers mettent à disposition des professionnels de santé tous les moyens technologiques pour un service clé en main.

Quelles que soient les types de services que vous souhaitez, une entreprise de permanence téléphonique reviendra toujours moins cher. Suivant les plateformes, on peut parler d’une différence  pouvant aller jusqu’à 4 fois moins cher par rapport à une secrétaire en présentiel.

Modèle de facturation des plateformes traditionnelles de télésecrétariat : Tarification l'appel.

Choix du forfait suivant les prestations demandées

En fonction des prestations que vous souhaitez, les entreprises de télésecretariat peuvent avoir des tarifications différentes.

Cette différence s’explique par le fait que certains services peuvent demander un niveau de compétence plus poussé et davantage de temps de traitement.

Les services de base proposés par les plateformes permanence téléphonique

+

Facturation à l'appel

Le tarif du traitement d’un appel est en étroite correlation avec le forfait choisi.

Plus un cabinet médical reçoit un grand volume d’appel, plus il pourra bénéficier d’un tarif plus intéressant.
En effet, facturant au nombre d’appels, les entreprises de télésecrétariat jouent sur le nombre d’appel traité pour pouvoir proposer des tarifs très concurrentiels.

Dans le cas général, le traitement d’un appel par un télésecrétariat varie actuellement entre 0.50€ à plus de 1€.

2- Déléguer sa permanence téléphonique pour un gain de temps considérable

En plus de son coût abordable, déléguer son secrétariat médical permet un gain de temps non négligeable.

Sans aucune installation à faire dans votre cabinet, la mise en place peut se faire en une journée. La formation des agents suivant vos consignes, la prise en main de votre agenda sont prise en charge automatiquement par les centres d’appels.

De plus, avec un télésecrétariat, les consultations ne sont plus interrompus par les appels, une tranquillité très appréciée à la fois par les praticiens que les patients.

Cette solution libère ainsi le professionnel de santé davantage de temps médical précieux qu’il peut allouer à son activité.

3- Opter pour une société spécialisée dans le secrétariat téléphonique, c’est s’offrir des services de qualité

L’essor des entreprises de permanence téléphonique repose, en plus du coût très attractif, sur la qualité des services qu’elles proposent.

Devenant la première interlocutrice des patients, elles se doivent de proposer des prestations à la hauteur des cabinets de santé pour lesquelles elles rendent service.

De tel service est rendu possible grâce à la rotation des télésecrétaires. Ainsi vous les appels de vos patients sont traités en toute circonstance.

L’innovation du télésecretariat médical avec la permanence téléphonique horaire GPS Santé.

La permanence téléphonique à l’heure proposée par GPS Santé, une approche inédite qui révolutionne le monde du télésecrétariat médical. 

De quoi s’agit-il ?

GPS Santé, est une entreprise française experte dans l’externalisation du secrétariat médical. En activité depuis 1990, elle  dispose de plus de 30 années d’expérience dans la permanence téléphonique médicale.

Dès sa création, GPS Santé a fait le choix de proposer une permanence téléphonique horaire et non au nombre d’appel.

Ce choix a été motivé par l’envi de  proposer un service de qualité avec une facturation nette et réellement transparente aux professionnels de santé.

Permettre aux médecins et praticiens d’avoir une visibilité précise de ses dépenses liées à son activité.

Permanence téléphonique horaire GPS Santé, la solution pour avoir une maîtrise totale sur le coût de son télésecrétariat médical.

Comment fonctionne la permanence téléphonique à l'heure de GPS Santé ?

A l’instar de toutes les sociétés de permanence téléphonique, GPS Santé propose des services de télésecrétariat clés en main :

Dès sa création, GPS Santé a fait le choix de proposer une permanence téléphonique à l’heure et non au nombre d’appel.

Ce choix a été motivé par l’envi de  proposer un service de qualité avec une facturation nette et réellement transparente aux professionnels de santé.

Permettre aux médecins et praticiens d’avoir une visibilité précise de ses dépenses liées à son activité.

Ce qui différencie la permanence téléphonique à l'heure GPS Santé des plateformes standard

Tarifs télésecrétariat médical - permanence téléphonique horaire GPS Santé

* Le service s’entend par praticien

Les avantages de la permanence téléphonique horaire de GPS Santé pour votre cabinet médical

Une facturation unique, claire et sans surcoût

En effet, au lieu d’une facturation standard  au nombre d’appels, GPS Santé révolutionne avec un forfait à l’heure. Les praticiens connaissent donc en amont le montant fixe de la prestation suivant la durée souhaitée.

Terminée les comptages fastidieux des appels

Finie les factures surprises à chaque fin de mois suivant le nombre d’appels traités.

Révolue les appels expéditifs pour gonfler les nombres d’appels : chaque patient est reçu convenablement avec tout le temps nécessaire pour traiter sa demande.

Avec la permanence téléphonique horaire de GPS Santé, vous connaissez à l’avance le montant de la prestation. Aucun surcoût ni de facture surprise à la fin du mois.

Vous gagnez en sérénité, plus besoin de vous inquiéter du nombre d’appels. Nous nous engageons à traiter tous vos appels durant la période à laquelle vous avez souscris.

Permanence téléphonique horaire GPS Sante : 3,49€TTC / heure
Nombre d'appels illimité

La permanence téléphonique horaire GPS Santé s'adapte à l'organisation de votre cabinet.

1e CAS : Je n'ai pas de secrétaire en présentiel :

Si vous n’avez pas de secrétaire, le service de télésecrétariat GPS Santé peut prendre en charge de l’accueil téléphonique de vos patients et la gestion de votre agenda en permanence. Opérationnel de 08h jusqu’à 20h sans pause, il vous fait bénéficier des services professionnels d’une secrétaire à prix abordable.

2e CAS : J'ai déjà une secrétaire médicale:

Si votre cabinet avez déja une secrétaire en présentiel, la permanence téléphonique reste un moyen d’optimiser le fonctionnement de votre cabinet.

Il permet entre-autre de  :

–  Soulager les charges de travail de votre secrétaire :  Libérée du traitement des appels elle peut ainsi se consacrer à des tâches plus importantes.

Absorber les appels en débordement  durant les périodes de rentrée de vacances  – de rentrée scolaire – de vaccination.

– Permettre la continuité des prises de rendez-vous . Dans les cas d’absence de votre secrétaire ou de fermeture du cabinet, vos patients peuvent continuer à prendre rendez-vous avec le télésecrétariat.

Des télésecrétaires expérimentées et spécialisées dans le médical

GPS Santé a fait le choix de maintenir son centre d’appel en France (Volvic) afin de garantir et promouvoir la qualité de travail français.

Dans le recrutement de nos agents nous recherchons, en plus des capacités intellectuelles, des valeurs humaines.

En effet le télésecrétariat est avant tout un travail relationnel. Il est d’autant encore plus délicat dans le domaine très sensible du monde médical où l’émotionnel peut vite prendre le dessus.

Le sourire, les sens innés de l’empathie, une grande capacité d’écoute et une grande ouverture d’esprit sont autant de qualité que nous jugeons essentielle pour effectuer ce métier.

Par ailleurs, nos agents traitent exclusivement les appels médicaux pour maintenir un de service professionnel à chaque instant. De cette manière chaque appel est reçu et traité avec tous le temps qu’il est nécessaire.

Un service support très réactif et toujours joignable

Il n’y a rien de plus frustrant que d’attendre qu’un service technique nous recontacte. Avec GPS Santé, un responsable dédié est associé à chaque compte afin de répondre de manière optimum aux demandes des praticiens.

Pour modifier vos consignes, ou avoir des informations additionnelles, vous pouvez compter sur l’équipe GPS Santé pour être toujours joignable par téléphone et/ou par e-mail .

Le service support GPS Santé est joignable au 04 73 86 30 00   du Lundi au vendredi – aux horaires d’ouvertures du bureau.

Ou retrouvez tous les contacts GPS santé ici