Secrétariat téléphonique médical : pourquoi l'externaliser ?

secrétariat téléphonique médical

Avec autant de responsabilités exigeant votre attention en même temps il est important de savoir déléguer certaines taches.  L’externalisation de vos services de secrétariat téléphonique médical peut vous aider à atteindre une efficacité optimale. Elle vous libère du temps pour les soins aux patients et vous faire faire des économies non négligeables.

Les services de communication médicale sont rapides, complexes et souvent vitaux. Un patient qui appelle un cabinet médical s’attend à une réponse, pas à un menu automatisé ou à une réceptionniste incapable de trouver son dossier.

Si votre secrétariat actuel vous empêche de faire face à la demande, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l’externalisation est la solution idéale pour votre cabinet. Voyons cela de plus près :

Vous êtes trop occupé pour former vos employés

Si vous travaillez avec un budget serré et peu de personnel, il peut être difficile de fournir la formation adéquate à vos employés. Or ils ont besoin pour devenir compétents dans toutes leurs responsabilités.

Par exemple, une secrétaire qui n’a pas les compétences nécessaires dans le domaine médical ne pourra pas exploiter au maximum un logiciel de prise de rendez-vous. Elle sera probablement incapable de répondre à la demande de votre emploi du temps chargé. De plus, si vous avez du mal à trouver des secrétaires, ce problème risque de devenir encore plus difficile.

Les logiciels de gestion et de prise de rendez-vous sont désormais monnaie courante dans les cabinets médicaux. Et pourtant, rares sont les secrétaires qui ont l’expérience et les connaissances nécessaires pour exploiter le plein potentiel de ces logiciels.

Secrétariat téléphonique médical : difficile de trouver, d'embaucher et de conserver des employés qualifiés.

Il peut être difficile de trouver des employés qualifiés qui conviennent à votre cabinet, mais cela fait partie du processus d’embauche. Le pire cauchemar d’un employeur est de devoir licencier un employé qui est devenu un trop gros problème pour le garder.

Malheureusement, cela arrive trop souvent, et ce n’est pas seulement parce que l’employé est mauvais dans son travail. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un employé peut ne pas convenir à un poste.

Qu’il s’agisse de conflits de personnalité avec d’autres employés ou d’une incapacité à maîtriser le travail, certains employés finissent par ne pas convenir à l’entreprise. Plus vous investissez dans la formation d’un employé qui ne convient pas, plus vous risquez d’être obligé de le licencier. Cela signifie que vous avez perdu un temps précieux à former un employé qui ne convient pas et que vous avez dépensé de l’argent pour l’embaucher en premier lieu.

Tout le temps que vous passez en recrutements et formations est un manque à gagner pour votre cabinet.

Vos employés ne sont pas familiarisés ni formés au métier de secrétariat téléphonique médical.

Certaines compétences et technologies deviennent obsolètes avec le temps. Idéalement, les outils et technologies que vous utilisez dans votre cabinet sont les plus récents et les plus performants.

Votre personnel administratif médical doit maîtriser les derniers outils et technologies pour soutenir votre pratique. Il s’agit notamment des logiciels de prise de rendez-vous, des logiciels de planification et de facturation, des DMP, des solutions de sécurité des données et bien plus encore. Mais il s’agit de compétences difficiles à enseigner aux employés existants.

Il faut du temps, de la patience et beaucoup de formation, et il n’y a aucun moyen d’être sûr de couvrir tout ce dont vous avez besoin. Il y a aussi une énorme pression pour que tout soit mis en œuvre et appris aussi vite que possible.

En effet, vos patients comptent sur vous pour passer en douceur de votre ancien système au nouveau. Si vos employés ne sont pas familiarisés avec les derniers outils et technologies, la transition vers de nouveaux systèmes peut être frustrante et stressante pour eux et vos patients.

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Les cabinets médicaux changent constamment de prestataires.

Les fournisseurs de service de santé et notamment les LPA (logiciel d’aide à la prescription) changent constamment, qu’il s’agisse de la disponibilité des rendez-vous, de la facturation ou de l’acceptation des assurances.

Lorsque vous ajoutez ou changez de prestataire, vous devez vous assurer que vous utilisez les bonnes informations pour prendre en charge les demandes de vos patients. Si vos employés ne sont pas familiarisés avec les derniers outils et technologies, ils risquent de ne pas être en mesure d’utiliser les bons codes ou de trouver rapidement des informations sur le prestataire auquel ils font appel.

Il est essentiel que vous utilisiez les bons codes pour que vos patients ne reçoivent pas de factures qu’ils ne peuvent pas payer. Vous ne voulez pas non plus avoir à revenir en arrière pour corriger des demandes de remboursement que vous avez déjà soumises.

Avec l'externalisation, vous n'avez pas besoin de trouver et de former de nouveaux employés.

L’un des plus grands avantages de l’externalisation de son secrétariat téléphonique médical est que vous n’avez pas à trouver et à former de nouveaux employés.

Vous devez simplement vous assurer que vous mettez en place la bonne équipe pour votre cabinet. Vous pouvez engager une équipe ayant l’expérience dont vous avez besoin et la maîtrise de la technologie dont vous avez besoin.

Lorsque vous choisissez une société d’externalisation, veillez à sélectionner un fournisseur qui s’aligne sur la culture de votre cabinet, ainsi que sur vos valeurs.

En résumé

Afin de répondre à la demande des patients et d’utiliser les dernières technologies, les cabinets médicaux doivent externaliser certains de leurs services administratifs. Cela leur permet de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : fournir des soins de qualité. Les services de secrétariat qu’il est préférable d’externaliser comprennent l’accueil téléphonique des patients, la gestion des rendez-vous médicaux ou encore la gestion des e-mails et la facturation. 

Ces services prennent beaucoup de temps et nécessitent des compétences spécifiques qu’il est difficile de trouver, d’embaucher et de former. Grâce à l’externalisation, vous pouvez vous concentrer sur les soins aux patients et vous assurer que vos patients reçoivent les soins dont ils ont besoin. Et avec les avantages de l’externalisation décrits ci-dessus, il est parfaitement logique d’externaliser les services de communication téléphonique de votre cabinet médical.

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